Die Nachfolge in Ihrem Inkassounternehmen regeln

Im Inkassounternehmen hängt die Nachfolge an der Sachkunde

Inkasso ist eine Rechtsdienstleistung. Das Unternehmen darf sie nur erbringen, solange es beim Bundesamt für Justiz registriert ist. Eine Gesellschaft braucht dafür mindestens eine qualifizierte Person: eine natürliche Person mit Sachkunde, die dauerhaft im Unternehmen tätig ist und fachlich weisungsunabhängig entscheidet (§ 12 RDG).

Sachkunde bedeutet nachgewiesene theoretische und praktische Kenntnisse. Die theoretische Sachkunde lässt sich zum Beispiel über einen Sachkundelehrgang erwerben, der im Bereich Inkasso mindestens 120 Zeitstunden umfasst. Die praktische Sachkunde setzt in der Regel mindestens zwei Jahre Berufspraxis oder Ausbildung voraus.

Für die Nachfolge folgt daraus eine einfache Regel: Wer heute noch keine Sachkunde hat, kann frühestens in einigen Jahren qualifizierte Person werden. Sind Sie selbst die einzige qualifizierte Person, ist diese Frage der Kern Ihrer Nachfolgeplanung.

Vier Fragen klären, welcher Weg zu Ihrem Unternehmen passt

Bevor Sie sich für einen Weg entscheiden, helfen vier nüchterne Fragen:

• Gibt es im Unternehmen jemanden mit Sachkunde? Wenn ja, ist die Übergabe an Mitarbeiter oft der kürzeste Weg. Wenn nein, wie lange würde der Aufbau dauern?
• Will jemand aus der Familie übernehmen, und kann er es? Der Wunsch allein genügt nicht, die Registrierung verlangt dieselbe Qualifikation wie bei jedem anderen Nachfolger.
• Wie stark hängen Ihre Auftraggeber an Ihnen persönlich? Je enger diese Bindung, desto länger sollte die Übergangszeit sein.
• Wie viel Zeit bleibt bis zu Ihrem Ausstieg? Unter drei Jahren werden interne Lösungen knapp, weil die Sachkunde fehlt.

Die familieninterne Nachfolge braucht dieselbe Qualifikation

Die Übergabe an Sohn oder Tochter ist für viele Inhaber der naheliegende Weg. Rechtlich gelten für Familienmitglieder keine Erleichterungen. Führt ein Kind das Unternehmen als Einzelunternehmen fort, muss es sich selbst registrieren lassen und dafür die Sachkunde nachweisen.

In einer GmbH lassen sich Eigentum und fachliche Leitung trennen. Das Kind kann Gesellschafter werden, während eine andere Person mit Sachkunde als qualifizierte Person benannt ist. Diese Lösung funktioniert nur, wenn diese Person dauerhaft bleibt.

Steuerlich ist die Übergabe in der Familie meist eine Schenkung oder ein Erbfall. Für Betriebsvermögen gibt es Verschonungsregeln, die die Steuer deutlich senken können. Die Gestaltung gehört deshalb früh zum Steuerberater, auch bei einer Übergabe gegen Entgelt.

Eine Abwicklung gibt den Wert der Auftraggeberbeziehungen auf

Nicht jede Nachfolge gelingt. Findet sich niemand, bleibt die geordnete Abwicklung, oft Run-off genannt: Das Unternehmen nimmt keine neuen Aufträge mehr an und führt die laufenden zu Ende.

Bei einem Inkassounternehmen ist das mehr als das Schließen eines Büros. Offene Akten müssen abgeschlossen oder an die Auftraggeber zurückgegeben werden. Forderungen, die Auftraggeber Ihrem Unternehmen zum Einzug abgetreten haben, und Titel, die auf Ihr Unternehmen lauten, sind an die Auftraggeber zurückzuübertragen. Fremdgeld, also eingezogene Beträge, die den Auftraggebern zustehen, ist unverzüglich an sie weiterzuleiten (§ 13g RDG). Auf die Registrierung verzichten Sie gegenüber dem Bundesamt für Justiz, das sie dann im Register löscht (§ 17 RDG). Für Akten und Schuldnerdaten gelten Aufbewahrungs- und Löschpflichten.

Eine Abwicklung ist ein legitimer Weg. Sie verzichtet aber auf den Wert, der in Auftraggeberbeziehungen, Team und Prozessen steckt. Wer diesen Weg in Betracht zieht, sollte die Alternativen vorher nüchtern prüfen.

Der richtige Zeitpunkt liegt drei bis fünf Jahre vor dem Ausstieg

Die Nachfolge ist im deutschen Mittelstand ein verbreitetes Thema. Nach dem KfW-Nachfolge-Monitoring vom Januar 2026 sind 57 Prozent der mittelständischen Inhaber 55 Jahre oder älter, und jedes vierte Unternehmen erwägt, nach dem Ausscheiden der jetzigen Inhaber zu schließen.

Für Inkassounternehmen spricht ein eigener Grund für einen frühen Start: Ein interner Nachfolger braucht Zeit, um die Sachkunde aufzubauen. Ein externer Nachfolger braucht Zeit, um das Vertrauen der Auftraggeber zu gewinnen. Drei bis fünf Jahre vor dem geplanten Ausstieg sollte deshalb feststehen, welcher Weg infrage kommt. Einen strukturierten Zeitplan als Checkliste bietet die Seite Vorlagen & Checklisten.

Vorsorge für den Notfall gehört zu jeder Nachfolgeplanung

Eine Nachfolge kann früher nötig werden als geplant. Scheidet die einzige qualifizierte Person einer Gesellschaft aus, muss das Unternehmen innerhalb von sechs Monaten eine neue benennen, sonst widerruft das Bundesamt für Justiz die Registrierung (§ 14 Nr. 4 RDG). Was in dieser Zeit zu tun ist und welche Vollmachten vorher bestehen sollten, erklärt die Seite zur Vorsorge für den Notfall.

Auftraggeber und Mitarbeiter brauchen Kontinuität

Der Wert eines Inkassounternehmens liegt zu einem großen Teil in seinen Auftraggebern und in den Menschen, die deren Akten bearbeiten. Eine Nachfolge gelingt, wenn beide Seiten möglichst wenig Bruch erleben.

Hilfreich ist eine Übergangszeit, in der der bisherige Inhaber den Nachfolger bei wichtigen Auftraggebern einführt. Mitarbeiter sollten früh erfahren, wer künftig Verantwortung trägt, aber erst dann, wenn die Lösung feststeht.