Ihr Inkassounternehmen an Mitarbeiter übergeben

Wann ist ein Mitarbeiter der richtige Nachfolger?

Fachlich gut zu sein, reicht nicht. Ein Mitarbeiter, der das Unternehmen übernehmen soll, braucht drei Dinge:

• Unternehmerischen Willen: Er muss bereit sein, Risiko zu tragen, Entscheidungen allein zu treffen und für Gehälter, Auftraggeber und Fremdgeld geradezustehen.
• Führungsstärke: Er wird vom Kollegen zum Chef. Das gelingt nicht jedem, und nicht jedes Team akzeptiert es.
• Die Bereitschaft zur Qualifikation: Ohne Sachkunde kann er die fachliche Verantwortung für das Inkasso nicht übernehmen.

Sprechen Sie früh und offen mit dem Kandidaten. Ob er wirklich will, zeigt sich oft erst, wenn die ersten verbindlichen Schritte anstehen, etwa die Anmeldung zum Sachkundelehrgang oder ein eigener finanzieller Beitrag.

Wie wird ein Mitarbeiter zur qualifizierten Person?

Eine registrierte Gesellschaft braucht mindestens eine qualifizierte Person, deren Sachkunde die Registrierung trägt. Soll der Mitarbeiter diese Rolle übernehmen, muss er die Sachkunde theoretisch und praktisch nachweisen. Sie umfasst für das Inkasso insbesondere Bürgerliches Recht, Handels-, Wertpapier- und Gesellschaftsrecht, Zivilprozessrecht einschließlich Zwangsvollstreckung und Insolvenz sowie Kostenrecht (§ 11 Abs. 1 RDG).

Die theoretische Sachkunde erwirbt er meist über einen Sachkundelehrgang. Im Bereich Inkasso umfasst er mindestens 120 Zeitstunden und endet mit schriftlichen Aufsichtsarbeiten von insgesamt mindestens fünf Stunden und einem abschließenden Fachgespräch (§ 4 RDV). Für die praktische Sachkunde verlangt das Gesetz in der Regel mindestens zwei Jahre Berufsausübung oder praktische Ausbildung unter Anleitung. Diese Zeit kann der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen sammeln.

Daneben muss die qualifizierte Person dauerhaft im Unternehmen beschäftigt sein, in allen Fragen der Rechtsdienstleistung weisungsunabhängig und weisungsbefugt entscheiden und das Unternehmen nach außen vertreten dürfen (§ 12 Abs. 4 RDG). Eine Prokura ist dafür ein üblicher erster Schritt. Sobald der Mitarbeiter benannt ist, wird das dem Bundesamt für Justiz in Textform mitgeteilt.

Der Gesetzentwurf BT-Drs. 21/4298 sieht höhere Sachkundeanforderungen für Inkassodienstleister vor und befand sich zum Stand dieser Angaben noch im parlamentarischen Verfahren. Wer heute einen Mitarbeiter zur Sachkunde führt, sollte den Stand vor der Anmeldung zum Lehrgang prüfen.

Wie läuft eine Übergabe in Stufen ab?

Bei einer GmbH lässt sich die Übergabe gut staffeln. Verantwortung und Eigentum wandern nacheinander:

1. Verantwortung: Der Mitarbeiter erhält Prokura, übernimmt eigene Auftraggeber und wird als zweite qualifizierte Person benannt.
2. Geschäftsführung: Er wird Geschäftsführer neben Ihnen und übernimmt nach und nach das Tagesgeschäft.
3. Eigentum: Er erwirbt zunächst eine Minderheit der Anteile, später die Mehrheit. Jede Abtretung und schon die Verpflichtung dazu bedarf der notariellen Beurkundung (§ 15 Abs. 3 und 4 GmbHG).
4. Rückzug: Sie scheiden aus der Geschäftsführung aus und bleiben, wenn gewünscht, eine Zeit lang beratend tätig.

Was gilt, wenn Sie ein Einzelunternehmen führen?

Ein Einzelunternehmen hat keine Anteile, die sich schrittweise übertragen ließen. Ihre Registrierung ist an Sie gebunden und geht nicht auf den Mitarbeiter über. Übernimmt er den Betrieb, braucht er eine eigene Registrierung mit eigener Sachkunde.

Als Zwischenschritt können Sie den Mitarbeiter als zusätzliche qualifizierte Person benennen, auch als Einzelunternehmer (§ 12 Abs. 4 RDG). Das sichert den Betrieb bei einem vorübergehenden Ausfall, ändert aber nichts daran, dass Ihre Registrierung mit Ihnen endet.

Manche Inhaber bringen ihr Unternehmen deshalb vorher in eine GmbH ein, um die Übergabe staffeln zu können. Die neue Gesellschaft muss dann selbst registriert sein und eine qualifizierte Person benennen, bevor sie das Inkasso übernimmt. Ob sich dieser Weg lohnt und welche steuerlichen Folgen er hat, klären Steuerberater und Rechtsanwalt vorher.

Wie können Mitarbeiter die Übernahme bezahlen?

Selten kann ein Mitarbeiter den Kaufpreis auf einmal aufbringen. Eine Übergabe in Stufen hilft, weil er Anteile nach und nach erwirbt und einen Teil aus seinen künftigen Gewinnausschüttungen bezahlen kann. Häufig stunden Inhaber zudem einen Teil des Kaufpreises als Verkäuferdarlehen.

Der ERP-Förderkredit Gründung und Nachfolge der KfW fördert neben der Übernahme ausdrücklich auch eine tätige Beteiligung an einem Unternehmen, also genau die Situation eines Mitarbeiters, der Anteile erwirbt und im Unternehmen arbeitet. Weitere Wege, von Bürgschaften bis zum Finanzinvestor als Partner, beschreibt die Seite Nachfolger finden.

Wichtig ist, dass der Kaufpreis auch für Sie tragbar bleibt. Ein Preis, der den Nachfolger überfordert, gefährdet am Ende auch Ihre Raten.

Was ist steuerlich bei einem Preisnachlass zu beachten?

Viele Inhaber kommen einem langjährigen Mitarbeiter beim Preis entgegen oder übertragen Anteile teilweise unentgeltlich. Steuerlich stellt sich dann die Frage, ob der Vorteil Arbeitslohn ist oder eine Schenkung.

Der Bundesfinanzhof hat in einem Fall entschieden, dass die schenkweise Übertragung von Anteilen an leitende Mitarbeiter kein Arbeitslohn ist, wenn das erkennbare Motiv die Regelung der Nachfolge ist und die Übertragung nicht an das Fortbestehen des Arbeitsverhältnisses geknüpft wird (BFH, Urteil vom 20. November 2024, VI R 21/22). Das Urteil betrifft einen Einzelfall, ob es auf Ihre Lage passt, klärt Ihr Steuerberater. Ist die Übertragung dagegen eine Belohnung für die Arbeit, droht Lohnsteuer. Liegt eine Schenkung vor, kann Schenkungsteuer anfallen.

Zur Erbschaft- und Schenkungsteuer auf Betriebsvermögen verhandelt das Bundesverfassungsgericht am 12. und 13. Oktober 2026, eine Entscheidung steht noch aus. Preis, Vertragsgestaltung und Zeitpunkt gehören deshalb früh zum Steuerberater.

Wie halten Sie das Team zusammen?

Der Wechsel vom Kollegen zum Chef ist für alle Beteiligten ungewohnt. Kündigen Sie die Entscheidung klar an, sobald sie feststeht, und stellen Sie sich sichtbar hinter den Nachfolger. Unklare Signale führen dazu, dass Mitarbeiter weiter bei Ihnen nachfragen und den Nachfolger übergehen.

Achten Sie auf Schlüsselpersonen, die sich selbst Hoffnungen gemacht haben. Ein offenes Gespräch und eine klare eigene Rolle halten sie eher im Unternehmen als jede Prämie.

Was gilt, wenn die Übergabe ins Stocken gerät?

Eine Übergabe an Mitarbeiter dauert Jahre, und nicht jede gelingt. Der Kandidat kann kündigen, krank werden, den Sachkundelehrgang nicht bestehen oder feststellen, dass er die Verantwortung nicht will.

Sorgen Sie deshalb dafür, dass Ihr Unternehmen in jeder Phase handlungsfähig bleibt und die Gesellschaftervereinbarung auch den Rückweg regelt. Wie Sie für einen unerwarteten Ausfall vorsorgen, zeigt die Seite zur Vorsorge für den Notfall. Alle Wege im Vergleich zeigt der Überblick zur Nachfolge im Inkassounternehmen.

Wenn Sie besprechen möchten, ob eine Übergabe an Mitarbeiter für Ihr Unternehmen realistisch ist, können Sie ein vertrauliches Erstgespräch anfragen.