Den Verkauf Ihres Inkassounternehmens vorbereiten

Warum lohnt es sich, 12 bis 24 Monate vorher anzufangen?

Drei Dinge lassen sich nicht abkürzen. Eine zweite qualifizierte Person braucht neben dem Sachkundelehrgang in der Regel mindestens zwei Jahre praktische Erfahrung (§ 12 Abs. 3 RDG). Muss diese Person die Sachkunde erst erwerben, reichen 12 bis 24 Monate nicht, dann sollten Sie zwei bis drei Jahre einplanen. Auftraggeberverträge lassen sich meist nur bei einer Verlängerung neu fassen. Und ein Käufer will die Entwicklung Ihrer Zahlen über mindestens drei Jahre sehen, nicht nur das letzte.

Wer früh beginnt, kann außerdem den Zeitpunkt wählen. Ein Verkauf aus einer starken Phase heraus bringt mehr als einer unter Zeitdruck, und ein Rückgang der Zahlen während des Verkaufsprozesses kostet fast immer Verhandlungsspielraum.

Wie bereiten Sie Ihre Zahlen für einen Käufer auf?

Käufer rechnen nicht mit Ihrem Jahresabschluss, sondern mit einem bereinigten, nachhaltigen Ergebnis. Je besser Sie diese Überleitung selbst vorbereiten, desto weniger Raum bleibt für Abschläge:

• Ihre eigene Vergütung: Zahlen Sie sich deutlich mehr oder weniger als ein angestellter Geschäftsführer erhalten würde, gehört die Differenz in die Überleitung.
• Private und einmalige Posten: Fahrzeuge, Verträge mit Angehörigen, Rechtsstreitigkeiten oder Sonderprojekte sollten Sie erkennbar ausweisen.
• Verträge mit sich selbst: Mietet das Unternehmen Räume von Ihnen, sollte die Miete marktüblich sein und der Vertrag den Verkauf überstehen.
• Erlöse nach Herkunft: Provisionen der Auftraggeber, von Schuldnern erstattete Inkassokosten und Erträge aus eigenem Forderungsbestand getrennt, jeweils nach Auftraggebern.
• Fremdgeld: Die für Auftraggeber eingezogenen Beträge müssen in Buchhaltung und Abschluss klar vom eigenen Umsatz getrennt sein.

Dazu kommen Kennzahlen aus dem Tagesgeschäft, die ein Käufer erwartet: Zahl der übergebenen und abgeschlossenen Akten, Realisierungsquote, Bearbeitungsdauer, Kosten je Akte und die Entwicklung des Titelbestands. Wer diese Zahlen monatlich führt, hat in der Due Diligence einen deutlichen Vorsprung. Was ein Käufer daraus ableitet, erklärt die Seite zur Bewertung Ihres Inkassounternehmens.

Welche Auftraggeberverträge sollten Sie überprüfen?

Der Wert Ihres Unternehmens hängt an seinen Auftraggebern, also an den Gläubigern, deren Forderungen Sie einziehen. Prüfen Sie jeden wichtigen Vertrag auf diese Punkte:

• Schriftform: Gibt es für jeden größeren Auftraggeber einen schriftlichen Vertrag, oder läuft die Zusammenarbeit auf Zuruf?
• Eigentümerwechsel: Enthält der Vertrag ein Kündigungs- oder Zustimmungsrecht für den Fall, dass die Eigentümer wechseln?
• Übertragbarkeit: Darf der Vertrag auf einen anderen Inkassodienstleister übergehen, falls der Käufer nur einzelne Betriebsteile übernimmt?
• Abtretung: Arbeiten Sie im Treuhandinkasso mit Abtretung der Forderungen an Ihr Unternehmen, und ist geregelt, was mit diesen Forderungen bei Vertragsende geschieht?
• Datenschutz und Haftung: Ist geregelt, in welcher Rolle Sie die Daten der Schuldner verarbeiten und wer für Fehler haftet?
• Konzentration: Welcher Anteil des Umsatzes hängt an den größten drei Auftraggebern? Jeder neu gewonnene Auftraggeber senkt dieses Risiko.

Wo Verträge ohnehin verlängert werden, lassen sich ungünstige Klauseln ohne Aufsehen anpassen. Eine Anfrage nach geänderten Kündigungsrechten kurz vor dem Verkauf wirkt dagegen wie ein Signal.

Wie stellen Sie die Registrierung auf eine breitere Grundlage?

Ist der Inhaber die einzige qualifizierte Person, also die einzige Person, deren Sachkunde die Registrierung trägt, wird das für jeden Käufer zur ersten Frage. Eine zweite qualifizierte Person macht den Verkauf einfacher und schützt das Unternehmen, falls Sie vorher ausfallen.

Die Person muss die Sachkunde nachweisen, dauerhaft im Unternehmen beschäftigt sein, in allen Fragen der Rechtsdienstleistung weisungsunabhängig und weisungsbefugt entscheiden und das Unternehmen nach außen vertreten dürfen (§ 12 Abs. 4 RDG). In der Praxis heißt das: Prokura oder Geschäftsführung, ein Sachkundelehrgang und die Benennung gegenüber dem Bundesamt für Justiz.

Auch als Einzelunternehmer können Sie zusätzliche qualifizierte Personen benennen. Ihre Registrierung bleibt aber an Sie gebunden und geht nicht auf einen Käufer über. Was bei einem Ausfall vor dem Verkauf gilt, beschreibt die Seite zur Vorsorge für den Notfall. Der Gesetzentwurf BT-Drs. 21/4298 sieht vor, die Anforderungen an die Nachbesetzung qualifizierter Personen zu verschärfen, und war zum Stand dieser Angaben noch nicht verabschiedet.

Hält Ihre Compliance einer Due Diligence stand?

Ein Käufer übernimmt mit dem Unternehmen auch dessen Fehler aus der Vergangenheit. Deshalb prüft er die Pflichten aus dem Rechtsdienstleistungsgesetz besonders genau. Gehen Sie diese Punkte vorher selbst durch, idealerweise mit einem Rechtsanwalt:

• Fremdgeld: Fremde Gelder sind unverzüglich weiterzuleiten oder auf ein gesondertes Konto einzuzahlen (§ 13g RDG). Lassen sich Kontostand und offene Abrechnungen gegenüber den Auftraggebern jederzeit abstimmen?
• Inkassokosten: Vom Schuldner sind Inkassokosten nur bis zur Höhe der Rechtsanwaltsvergütung nach dem RVG erstattungsfähig (§ 13e RDG). Entsprechen Ihre Gebührenvorlagen den aktuellen Grenzen?
• Schreiben an Privatpersonen: Die erste Geltendmachung muss unter anderem Auftraggeber, Forderungsgrund, Zinsberechnung, die Inkassokosten und die zuständige Aufsichtsbehörde nennen (§ 13a RDG). Sind alle Vorlagen auf diesem Stand?
• Beschwerden und Aufsicht: Werden Beschwerden erfasst, beantwortet und ausgewertet? Gibt es Schriftverkehr oder Verfahren beim Bundesamt für Justiz?
• Berufshaftpflicht: Besteht die Versicherung mit mindestens 250.000 Euro je Versicherungsfall, und wie sieht die Schadenhistorie aus?
• Datenschutz: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Verträge mit Dienstleistern, Löschkonzept, Umgang mit Auskunftsersuchen von Schuldnern.

Wie verringern Sie die Abhängigkeit von Ihrer Person?

Ein Käufer fragt sich, was von Ihrem Unternehmen bleibt, wenn Sie gehen. Je mehr an Ihnen hängt, desto mehr Abschläge, Earn-out-Anteile oder Bindungsfristen verlangt er. Drei Schritte helfen:

• Auftraggeber übergeben: Bauen Sie für jeden wichtigen Auftraggeber einen zweiten Ansprechpartner im Team auf, der auch Jahresgespräche führt.
• Abläufe dokumentieren: Halten Sie fest, wie Mahnstufen, telefonische Schuldnerbetreuung, gerichtliches Mahnverfahren, Vollstreckung und Titelüberwachung ablaufen, wer Ratenzahlungen und Vergleiche genehmigt und wie mit Auftraggebern abgerechnet wird.
• Verantwortung verteilen: Geben Sie Entscheidungen im Tagesgeschäft ab, etwa an einen Prokuristen oder eine zweite Führungskraft, und lassen Sie diese Person auch nach außen sichtbar auftreten.

Sollten Sie vor dem Verkauf die Rechtsform ändern?

Ein Einzelunternehmen hat keine Anteile. Es lässt sich nur verkaufen, indem der Käufer einzelne Betriebsteile übernimmt, und dafür braucht er eine eigene Registrierung. Manche Inhaber bringen ihr Unternehmen deshalb vorher in eine GmbH ein, damit später Anteile verkauft werden können.

Dabei wird oft übersehen: Die Registrierung geht nicht automatisch auf die neue Gesellschaft über. Die GmbH muss selbst registriert sein und eine qualifizierte Person benennen, bevor sie das Inkasso übernimmt. Zusätzlich kann eine Umwandlung steuerliche Sperrfristen auslösen, die einen späteren Verkauf belasten. Ein solcher Schritt gehört deshalb lange vor den Verkauf und in die Hände von Steuerberater und Rechtsanwalt. Wie Verträge, Daten und Registrierung beim Verkauf übergehen, beschreibt die Seite zur Übertragung Ihres Inkassounternehmens.

Wie bauen Sie einen Datenraum auf, der Fragen beantwortet?

Ein Datenraum ist ein geschützter Online-Speicher, in dem Käufer und Berater die Unterlagen prüfen. Ein gut gegliederter Datenraum spart Wochen. Bewährt hat sich eine Ordnung nach Themen:

1. Gesellschaft: Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag, Gesellschafterliste, Beschlüsse
2. Finanzen: Jahresabschlüsse und Auswertungen der letzten drei Jahre, Überleitung zum bereinigten Ergebnis, Planung
3. Registrierung und Aufsicht: Registrierungsbescheid, Nachweise der qualifizierten Personen, Schriftverkehr mit dem Bundesamt für Justiz
4. Auftraggeber: Verträge, Umsatz je Auftraggeber, Laufzeiten und Kündigungsrechte
5. Fremdgeld und Abrechnung: Kontenübersicht, Abrechnungsrhythmus, Abstimmung zum Stichtag
6. Bestände: Kennzahlen zu laufenden Akten und Titelbestand, ausschließlich zusammengefasst und ohne Daten einzelner Schuldner
7. Personal: Arbeitsverträge der Schlüsselpersonen, Gehaltsstruktur anonymisiert, Organigramm
8. Technik und Datenschutz: Lizenzen der Inkassosoftware, Schnittstellen, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Löschkonzept
9. Versicherungen und Rechtsstreitigkeiten: Policen, Schadenfälle, laufende Verfahren

Legen Sie den Datenraum an, bevor der erste Interessent ihn sieht, und füllen Sie ihn schrittweise. Wie die Freigabe an Interessenten in Stufen abläuft, beschreibt die Seite zum Ablauf des Verkaufs.

Weitere Arbeitshilfen für den Verkauf, darunter eine Vorbereitungs-Checkliste und einen Fragenkatalog für Kaufinteressenten, finden Sie auf der Seite Vorlagen & Checklisten.

Welche Fehler beim Verkauf eines Inkassounternehmens sollten Sie vermeiden?

Viele Verkäufe geraten nicht wegen des Preises ins Stocken, sondern wegen Fehlern, die in der Vorbereitung entstehen:

• Zu spät anfangen: Wer unter Zeitdruck verkauft, etwa aus gesundheitlichen Gründen, verhandelt aus der schwächeren Position.
• Preisvorstellung ohne Grundlage: Eine Zahl, die von einem Bekannten oder aus einem Zeitungsartikel stammt, führt fast immer zu Enttäuschung.
• Registrierung nicht mitgedacht: Bleibt offen, wer nach dem Verkauf qualifizierte Person ist, zögert jeder Käufer.
• Schuldnerdaten im Datenraum: Einzelne Akten mit Namen und Anschriften haben in einer Due Diligence nichts verloren.
• Bekannte Mängel verschweigen: Was der Käufer selbst findet, kostet Vertrauen und meist mehr als eine offene Darstellung.
• Auftraggeber zu früh informieren: Ein Gerücht kann Auftraggeber zum Wechsel bewegen, bevor ein Käufer gefunden ist.
• Das Geschäft vernachlässigen: Wer sich monatelang nur um den Verkauf kümmert, liefert schwächere Zahlen.
• Nur mit einem Interessenten sprechen: Ohne Alternative fehlt in der Verhandlung jeder Spielraum.
• Steuern zu spät klären: Die Form des Verkaufs entscheidet über die Steuerlast. Der Steuerberater gehört an den Anfang.

Wenn Sie wissen möchten, wo Ihr Unternehmen bei der Vorbereitung steht, können Sie ein vertrauliches Erstgespräch anfragen.