Notfallplan für Ihr Inkassounternehmen

Was geschieht mit der Registrierung, wenn die qualifizierte Person ausfällt?

Ein Inkassounternehmen darf nur arbeiten, solange es beim Bundesamt für Justiz registriert ist. Eine Gesellschaft muss dafür mindestens eine qualifizierte Person benennen, also jemanden, der die nötige Sachkunde nachgewiesen hat und dauerhaft im Unternehmen arbeitet. Sachkunde meint theoretische und praktische Kenntnisse im Inkasso.

Beim Einzelunternehmen ist die Registrierung an Sie persönlich gebunden. Auch als Einzelunternehmer können Sie zusätzlich qualifizierte Personen benennen (§ 12 Abs. 4 RDG), was bei einem vorübergehenden Ausfall helfen kann. Nach dem Tod eines registrierten Einzelunternehmers wird die Eintragung aber gelöscht, im Fall einer Abwicklung erst nach deren Abschluss (§ 17 RDG). Wer weiter Inkasso betreiben will, braucht eine eigene Registrierung.

Ein Gesetzentwurf der Bundesregierung (Bundestags-Drucksache 21/4298) sieht unter anderem verschärfte Anforderungen an die Nachbesetzung qualifizierter Personen vor. Er befand sich zum Stand dieser Angaben noch im parlamentarischen Verfahren. Solange er nicht in Kraft ist, gilt die hier beschriebene Rechtslage.

Warum schützt eine zweite qualifizierte Person die Registrierung?

Die Sechsmonatsfrist greift nur, wenn die Gesellschaft keine weitere qualifizierte Person benannt hat. Ist eine zweite Person mit Sachkunde im Unternehmen und als qualifizierte Person eingetragen, bleibt die Registrierung auch dann bestehen, wenn Sie ausfallen. Diese Person muss persönlich geeignet und zuverlässig sein, Sachkunde nachweisen, dauerhaft im Unternehmen beschäftigt, in allen Fragen der Rechtsdienstleistung weisungsunabhängig und weisungsbefugt sowie zur Vertretung nach außen berechtigt sein. Was eine qualifizierte Person ist, erklärt das Glossar.

Diese Vorsorge braucht Vorlauf. Bis ein Mitarbeiter qualifizierte Person werden kann, vergehen meist Jahre: Neben dem Sachkundelehrgang verlangt das Gesetz in der Regel mindestens zwei Jahre praktische Erfahrung. Wer heute einen Mitarbeiter dafür auswählt, schafft damit zugleich die Grundlage für eine spätere Übergabe an Mitarbeiter.

Als Einzelunternehmer können Sie ebenfalls eine qualifizierte Person benennen. Sie hilft bei Krankheit, sichert den Betrieb aber nicht über Ihren Tod hinaus, weil Ihre Registrierung dann endet. Ob deshalb eine Gesellschaft die bessere Rechtsform ist, sollten Sie mit Steuerberater und Rechtsanwalt prüfen.

Wer darf handeln, wenn Sie ausfallen?

Die Registrierung sichert, dass das Unternehmen Inkasso betreiben darf. Wer im Unternehmen entscheidet, unterschreibt und zahlt, regeln andere Instrumente.

• Zweiter Geschäftsführer: Sind Sie alleiniger Geschäftsführer einer GmbH, ist die Gesellschaft bei Ihrem Ausfall ohne Vertretung. Ein zweiter Geschäftsführer oder ein Prokurist hält den Betrieb handlungsfähig. Die Prokura erlischt nicht durch den Tod des Inhabers (§ 52 HGB).
• Vollmacht für Ihre Gesellschafterrechte: Sind Sie alleiniger Gesellschafter, kann bei Ihrem Ausfall niemand einen neuen Geschäftsführer bestellen. Eine Vollmacht, die ausdrücklich Ihre Gesellschafterrechte umfasst, schließt diese Lücke. Soll sie auch für Anmeldungen zum Handelsregister taugen, muss Ihre Unterschrift öffentlich beglaubigt sein.
• Unternehmervollmacht: Eine private Vorsorgevollmacht deckt geschäftliche Angelegenheiten oft nicht ausreichend ab. Für das Unternehmen gehört eine eigene Vollmacht dazu, die festlegt, wer was entscheiden darf.

Formulierungen für solche Vollmachten finden Sie hier bewusst nicht. Sie gehören in die Hände eines Rechtsanwalts oder Notars.

Wie bleiben Treuhandkonten und Fremdgeld zugänglich?

Das Fremdgeld, also die für Ihre Auftraggeber eingezogenen Beträge, muss auch dann pünktlich abgerechnet werden, wenn Sie ausfallen. Gerät die Weiterleitung ins Stocken, verlieren Sie das Vertrauen Ihrer Auftraggeber schneller als jeden Vertrag.

Sorgen Sie deshalb dafür, dass für jedes Konto, über das Fremdgeld läuft, mindestens eine zweite Person zeichnungsberechtigt ist. Banken verlangen dafür häufig ihre eigenen Formulare, eine allgemeine Vollmacht genügt im Ernstfall nicht immer. Halten Sie außerdem fest, wie und in welchem Rhythmus mit den Auftraggebern abgerechnet wird, damit eine Vertretung die Abrechnung fortführen kann.

Was gehört in den Notfallordner?

Der Notfallordner sammelt alles, was eine Vertretung in den ersten Tagen braucht. Er sollte an einem Ort liegen, den mindestens zwei Vertrauenspersonen kennen:

• Registrierung: Registrierungsbescheid, Eintrag im Rechtsdienstleistungsregister, Ansprechpartner beim Bundesamt für Justiz
• Qualifizierte Personen: Namen und Nachweise der Sachkunde
• Versicherung: Police der Berufshaftpflichtversicherung und Ansprechpartner beim Versicherer
• Vollmachten: Kopien aller Vollmachten mit dem Ort der Originale
• Konten: Bankverbindungen, Zeichnungsberechtigte, Ablauf der Fremdgeldabrechnung
• Auftraggeber: Liste der wichtigsten Auftraggeber mit Ansprechpartnern und Ablageort der Verträge
• Fristen: laufende gerichtliche Verfahren und Fristenkalender
• Systeme: Hinweis, wo Zugangsdaten zur Inkassosoftware sicher hinterlegt sind, nicht die Zugangsdaten selbst
• Datenschutz: Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Verträge zur Auftragsverarbeitung, Kontakt des Datenschutzbeauftragten
• Berater: Kontaktdaten von Steuerberater, Rechtsanwalt und Notar, Ablageort von Gesellschaftsvertrag und Testament

Wen müssen Sie im Ernstfall informieren?

An erster Stelle steht das Bundesamt für Justiz: Änderungen bei den qualifizierten Personen oder der Geschäftsführung sind unverzüglich mitzuteilen. Danach folgen die Bank, damit Zahlungen weiterlaufen, und der Berufshaftpflichtversicherer.

Ihre Auftraggeber sollten früh von der Vertretung hören, nicht aus Gerüchten. Ein kurzer Anruf bei den wichtigsten Auftraggebern mit dem Namen des neuen Ansprechpartners hilft, Kündigungen aus Unsicherheit zu vermeiden. Legen Sie im Notfallplan fest, wer diese Gespräche führt.

Wie oft sollten Sie den Notfallplan prüfen?

Einmal im Jahr und nach jeder größeren Änderung: neue Geschäftsführung, neue Bank, neuer großer Auftraggeber, Wechsel einer qualifizierten Person. Ein veralteter Notfallplan ist im Ernstfall kaum besser als keiner.

Ein Notfallplan ist auch ein guter Anlass, über die geplante Nachfolge nachzudenken. Einen Überblick über die Wege gibt der Bereich Nachfolge im Inkassounternehmen. Wenn Sie besprechen möchten, wie Ihr Unternehmen für den Ernstfall aufgestellt ist, können Sie ein vertrauliches Erstgespräch anfragen.